Hoe verder na VIPP5?
Vijf Zorgkenners delen inzichten over VIPP5
Op 31 december 2023 was de laatste deadline voor het landelijke VIPP5-programma, gericht op het verbeteren van medische gegevensuitwisseling met patiënt en zorginstellingen. Vijf Zorgkenners delen hun ervaringen met de implementatie van dit programma bij vijf verschillende ziekenhuizen. Wessel, Judith, Roel, Steffie en Huibert geven inzicht in de ervaringen, de successen en de uitdagingen van VIPP5. En beantwoorden de vraag ‘hoe nu verder?’.
In welke ziekenhuizen hebben jullie het VIPP5 programma begeleid en hoe hebben jullie dit aangepakt?
Door krachten te bundelen en kennis onderling uit te wisselen blikt Zorgkenners terug op een aantal succesvolle VIPP5 implementaties. Als kwartiermaker VIPP5 bij Rivas Zorggroep was Wessel de eerste Zorgkenner die met het thema VIPP5 aan de slag ging in 2021. Rivas Zorggroep is een ketenorganisatie met ziekenhuizen, verpleeghuis- en thuiszorgvestigingen. Bij de start van het project hebben we een heldere visie op de opdracht uitgewerkt. Kenmerkend voor het project is de actieve participatie van zowel de zorg als de afdeling ICT. Doordat Rivas als één van de koplopers acteerde, liep men als eerste tegen diverse issues aan. Maar was daardoor wel één van de eerste organisaties die VIPP5 volledig wist af te ronden.
Judith en Huibert hebben de rol van projectleider vervuld bij zowel een ziekenhuis als een revalidatie instelling. In beide organisaties werkten ze met
een klein projectteam waar bedrijfsvoering, secretariaat, arts en functioneel beheer aan deelnamen. In de aanpak is de huidige situatie van gegevensoverdracht en de gewenste situatie in kaart gebracht. Daarbij is niet alleen gekeken naar de specifieke normen van VIPP5, maar ook naar de meerwaarde van de digitale gegevensuitwisseling voor de arts en de medisch secretaresse. Binnen deze projecten is er aanvullend aandacht geweest voor de vertrouwelijkheid van de gegevens en of deze wel of niet mogen worden uitgewisseld.
In het Sint Jans Gasthuis (SJG) in Weert heeft collega Steffie als projectleider het VIPP5 programma begeleid en is daar ook met een klein projectteam aan de slag gegaan, waarbij periodieke afstemming plaatsvond met relevante stakeholders binnen de organisatie. Voor de uitwisseling tussen ziekenhuizen (module 3) had SJG al stappen gezet tijdens de implementatie van HiX 6.3, toen ze het digitaal verwijzen in gebruik namen. Dit vormde voor het VIPP5 project een mooie basis waarop kon worden voortgebouwd.
Roel heeft in Ziekenhuis Rivierenland Tiel (ZRT) de VIPP5-kar getrokken in samenwerking met een aantal medewerkers vanuit het ziekenhuis die mandaat hadden om keuzes te maken. Er lag al een concept projectplan klaar dat vooral afgestemd moest worden en waar vervolgens uitvoering aan gegeven moest worden. De afstemming met en het informeren van betrokkenen was een belangrijke taak die vanuit de projectleider moest worden opgepakt.
Zijn de doelstellingen van het Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional (VIPP5) wat jullie betreft behaald?
Op deze vraag blijft het in eerste instantie even stil, maar dan geven alle vier de collega’s aan dat er goede stappen zijn gezet op het gebied van de gegevensuitwisseling en de beoogde doelstellingen van VIPP5.
Vooral in de gegevensuitwisseling met andere zorginstellingen wordt veel voordeel gezien. Met de stimuleringsregeling is hiervoor een goede basis neergezet die komende jaren nog verder doorontwikkeld moet worden met name om het gebruiksvriendelijke aspect verder te verbeteren.
Steffie: “Het grote voordeel bij SJG Weert is de reeds bestaande samenwerking met andere ziekenhuizen. Daardoor is men al gewend om digitaal te verwijzen en dat maakt de drempel lager om ook andere gegevens te gaan uitwisselen”.
Roel vult aan dat de technische mogelijkheden die nu onderdeel zijn geworden van het EPD, zeker helpen bij het versnellen van de gegevensuitwisseling. Daarnaast is het echter van belang om het digitale verwijzen en het uitwisselen van medische gegevens onderdeel te maken van het dagelijks werkproces van de specialist, de medisch secretaresse en de poli-medewerkers. Bij de revalidatie instelling is de impact op het werkproces direct besproken in de VIPP5-projectgroep. Judith zegt daarover: “Ja, dat was echt mooi om te zien in de projectgroep. De arts en medisch secretaresse dachten direct na over wat het digitaal gegevens overdragen betekende voor hun eigen werkproces. En waar de voordelen, maar ook de uitdagingen zaten. Vervolgens was het een relatief kleine moeite om dit ook door te voeren in het werkproces en de organisatie te gaan voorbereiden op het gebruik.”
De mogelijkheid voor de patiënt om gebruik te maken van de Persoonlijke Gezondheidsomgevingen (PGO) is in alle betreffende ziekenhuizen onder de aandacht gebracht. Het daadwerkelijk gebruik door patiënten valt echter nog tegen. De meeste patiënten kunnen op dit moment meer informatie vinden op de patiëntportalen van de ziekenhuizen en zien daarom beperkte meerwaarde in een PGO. Vooral omdat men vaak ook vragenlijsten moet invullen op het portaal en daarom toch al moet inloggen. Patiënten geven vooral als feedback dat zij het ophalen van gegevens via een PGO ingewikkeld vinden door het meerdere keren moeten inloggen en het per zorginstelling moeten ophalen van gegevens.
Welke vervolgstappen moeten er nu nog worden gezet?
Met het afronden van VIPP5 is een basis gelegd om medische gegevens uit te wisselen met patiënt en tussen zorginstellingen onderling. De toepassing in de praktijk vergt nog wel verdere aandacht. Met name in het borgen van goede bronregistratie door de zorgprofessional. Als Zorgkenners merken we dat de kwaliteit van registratie vaak nog niet op orde is.
Huibert: “Wat echt belangrijk is, is dat de kwaliteit van registratie aan de bron sterk wordt verbeterd. We merken dat in de praktijk informatie niet goed wordt vastgelegd in een dossier, waardoor deze informatie ook niet goed of zelfs helemaal niet wordt uitgewisseld. Gegevensuitwisseling gaat uit van standaarden, maar zorgprofessionals moeten zich ook wel houden aan deze standaard wijze van registreren.”.
Zorgkenners ontdekte dit tijdens de VIPP5 trajecten en besloot hiervoor samen met iCON Healthcare een standaard aanpak met tooling te ontwerpen: de BGZ Gezondheidscheck. Door middel van deze gezondheidscheck analyseren wij op basis van een grote steekproef volledig geautomatiseerd wat de kwaliteit van registratie in het EPD is en waar de belangrijkste knelpunten zitten. Denk aan zorgprofessionals die op de verkeerde plek in het EPD registreren of dit bijvoorbeeld met vrije tekst doen. En hierdoor worden gegevens onvolledig of helemaal niet uitgewisseld met patiënt en andere zorginstellingen. Een probleem dat door het voldoen aan de VIPP5 normen niet wordt opgelost. En ook niet makkelijk is op te lossen, aangezien dit meerdere oorzaken kan hebben:
onduidelijkheden in het werkproces, onbekendheid met werkafspraken, beperkte kennis over hoe de gegevens in het EPD vast te leggen of functionaliteit die niet goed werkt.
Op basis van deze gezondheidscheck gaan we in gesprek met zorgprofessionals en maken duidelijk waar het probleem zit. Een kort onderzoek dat vaak veel verbetermogelijkheden constateert. En het belangrijkste: dat ervoor zorgt dat gegevens juist en volledig met de patiënt en andere zorginstellingen wordt uitgewisseld. Controle op en verbetering van de juiste en volledige registratie aan de bron (EPD): daar zou wat ons betreft de focus op moeten liggen na afronding van VIPP5.
Controle op en verbetering van de juiste en volledige registratie aan de bron (EPD): daar zou wat ons betreft de focus op moeten liggen na afronding van VIPP5.
Wessel: “De transitie van gegevensuitwisseling naar databeschikbaarheid zou wat mij betreft ook versneld mogen worden. Daarmee kunnen er echt stappen worden gezet in het gebruikersvriendelijk maken van de gegevensuitwisseling”.
Collega’s Roel, Steffie en Judith merken op dat er ook nog wel verbetering in de functionaliteit en techniek mogelijk is, zodat dit ook op een intuïtieve manier voor de zorgverlener wordt gefaciliteerd. Maar hier zijn met name de leveranciers van EPD-systemen aan zet en daar hebben de zorginstellingen zelf wat minder directe invloed op.
Hoe was het om op hetzelfde moment een vergelijkbaar project te doen bij verschillende opdrachtgevers?
Roel: “We werken als Zorgkenners wel vaker gelijktijdig bij verschillende zorginstellingen aan bijvoorbeeld EPD-implementaties en delen dan uiteraard ook kennis en ervaring met elkaar tijdens opdrachten of op kantoordagen. Maar in het geval van dit VIPP5-programma was het bijzonder om gelijktijdig actief te zijn met hetzelfde programma in verschillende ziekenhuizen en ook redelijk gelijk op te lopen qua voortgang. Dan is het extra handig als je collega’s hebt waarmee je heel direct kunt samenwerken.”
Steffie en Judith herkennen dit en geven aan dat ook de betrokken medewerkers in de ziekenhuizen het fijn vinden om ervaringen vanuit andere ziekenhuizen te horen en goede ideeën van elkaar te kunnen overnemen. Het is steeds gebruikelijker om van elkaar te leren en minder een “not-invented-here”-houding te hanteren. En dat levert voor iedereen voordeel op.
“En volgens mij heeft de samenwerking goed gewerkt, want het is gelukt om alle VIPP5 projecten af te ronden binnen het budget en zonder gebruik te maken van de uitstelregelingen” aldus Wessel.
