De livegang van Chipsoft HiX bij de Radiotherapiegroep: een bijzonder project

Op 19 juni is Radiotherapiegroep, met locaties in Arnhem, Deventer, Ede en binnenkort Apeldoorn, overgestapt op het nieuwe radiotherapeutisch Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) HIX. Vanaf dat moment zijn de consultvoering, het maken van een behandelplan en het plannen van de bestralingen volledig geïntegreerd in één systeem. Ook de administratieve en financiële afhandeling en het vastleggen van relevante kwaliteits- en stuurinformatie zijn daarbij inbegrepen. Via het geïntegreerde online patiëntenportaal kunnen patiënten vanaf 19 juni ook hun eigen dossier en afspraken inzien. Als er bijvoorbeeld een afspraak verzet wordt is dat dus direct zichtbaar. Daarbij biedt dit portaal patiënten digitale hulpmiddelen om samen met artsen de regie te voeren op hun eigen zorgproces.

Zorgkenners heeft het functioneel beheer ondersteund tijdens het EPD-project. Niet alleen door mee te helpen bij de inrichting van HiX, maar ook als coach van de eigen functioneel beheerders. Vele jaren ervaring met HiX implementaties en functioneel beheer zorgt er namelijk voor dat de (on)mogelijkheden van de standaard content bekend zijn en deze kennis brengen wij graag over. Hiermee proberen we ernaar te streven dat de eigen functioneel beheerders onze rol zo snel mogelijk na livegang over kunnen nemen.

Jeroen van der Aa heeft deze rol op zich genomen en blikt terug op dit bijzondere project en de succesvolle livegang:

Begin 2020 ben ik bij dit project betrokken geraakt en begon dit zoals alle andere HiX implementaties die ik heb begeleid, maar dit veranderde al snel toen in maart diverse maatregelen werden getroffen vanwege COVID-19. Ook binnen het project werd het uitgangspunt dat er zoveel als mogelijk thuis moest worden gewerkt. En dat was toch wel echt anders dan mijn andere projecten! Normaal zijn de projectdagen en testdagen altijd erg dynamisch waarbij er samen met Chipsoft consultants intensief samen wordt gewerkt om te komen tot een optimale inrichting van het EPD. Dit zorgt ervoor dat er tijdens die dagen veel mensen tegelijk op één locatie bezig zijn en het leidt altijd tot erg leuke, drukke en soms wat chaotische dagen. Door de maatregelen moest dit nu anders worden georganiseerd en werd alles via Teams gedaan. En ik moet zeggen dat het mij erg is meegevallen hoe goed dit ging! Zelfs de integrale testen waarbij veel verschillende mensen / rollen gezamenlijk één proces moeten doorlopen, verliepen gecontroleerd en gestructureerd. Misschien nog wel meer dan tijdens fysieke sessies!

Ook de dag van de livegang was anders dan anders. Vaak zijn dit momenten waarop een groot deel van de organisatie opeengepakt een klein feestje viert om vervolgens hard aan de slag te gaan om de livegang goed te laten verlopen. Maar ook hier werd keurig 1,5 meter afstand gehouden, wat de livegang een wat andere sfeer gaf. Veel tijd om daar bij stil te staan, was er niet. We gingen snel aan de slag om gebruikers te ondersteunen, issues op te lossen en inrichting verder aan te scherpen. De complexe procesgang en de koppelingen met bestralingsapparatuur zorgde soms voor enkele hoofdbrekers, maar ik ben van mening dat de livegang erg goed is gegaan.

Erg mooi om onderdeel te zijn geweest van deze implementatie, waarin geheel nieuwe content ten behoeve van het radiotherapeutisch proces is ontwikkeld. De komende jaren zullen nog veel centra van deze ontwikkelingen kunnen profiteren. En nu op naar het overdragen van mijn werkzaamheden aan de vaste functioneel beheerders!

Wilt u ook meer informatie over de mogelijkheden om functioneel beheer te ondersteunen bij de uitvoering van dagelijkse werkzaamheden, het overdragen van specialistische kennis aan de eigen functioneel beheerders of het oplossen van complexe vraagstukken binnen de standaard content? Neem dan contact met ons op.