Automatische triage van de preoperatieve screening op basis van data in het EPD
Op de polikliniek Preoperatieve Screening (POS) van het Jeroen Bosch Ziekenhuis wordt een compleet nieuwe screeningsmethode toegepast voor de voorbereiding op operaties. Wij ondersteunden hen bij het opzetten van een inrichtingsvoorstel en vervolgens de uitwerking; van de processen en in HiX zelf. In dit project lag voor ons vooral de nadruk op het automatiseren van de triage van POS-consulten. Met Antoine Hendriks Unithoofd POS -Intake, OK Polikliniek en Poli Pijnbestrijding van het Jeroen Bosch Ziekenhuis kijken we terug op het project, de samenwerking en de verdere kansen op dit gebied.
Er was al een behoefte aan een efficiëntere triage van patiënten die een POS-screening gaan krijgen. Corona leidde daarin volgens Antoine tot een ‘versnelde’ werking in het concreet maken van een oplossing: “Het werd erg belangrijk om een juiste selectie te maken van patiënten die telefonisch konden worden gescreend en voor welke daadwerkelijk een fysiek consult nodig was. Aanvankelijk selecteerden de anesthesiologen enkele dagen van te voren wie fysiek moest komen, maar dit was natuurlijk een zeer bewerkelijk en tijdrovend werk. Bovendien was het belangrijk – en dat was soms ook een uitdaging – dat de pre operatieve vragenlijsten ook echt vooraf ingevuld moesten worden door de patiënt.”
Van behoefte naar vraag
Binnen het team werd – gedreven dus door Covid-19 – de behoefte aan meer efficiency steeds concreter. Antoine: “Je kunt dus niet alle patiënten telefonisch gaan screenen, maar je moet een juiste selectie maken. Kunnen we dus met behulp van Hix en op basis van wetenschappelijke criteria een algoritme maken die de triage – met een vragenlijst – volledig automatiseert? En kunnen we dat ook naar de praktijk brengen in ons eigen ziekenhuis? Dat waren de twee belangrijkste vragen die op dat moment op tafel lagen.”
Bepalen van ‘triage urgentie’
De betrokken anesthesiologen hebben vervolgens een algoritme ontwikkeld waarop deze triage – op basis van de vastgelegde gegevens – in HiX afgeleid kan worden. Antoine licht toe: “De patiënt vult digitaal een vragenlijst in. Daarin zit een aantal vragen die bepalen of een fysieke afspraak nodig is – waarbij ook lichamelijk onderzoek van bijvoorbeeld hart en longen plaatsvindt – of dat een telefonisch consult volstaat. De antwoorden op deze vragen zitten meteen in HIX. Met dat algoritme kunnen we dus vooraf bepalen of een patiënt telefonisch of fysiek gescreend kan worden, dit kan dan vervolgens door ons Planbureau als
zodanig worden ingepland. Triagecriteria zijn bijvoorbeeld medische voorgeschiedenis, huidige klachten van hart of longen, medicijngebruik, maar ook het soort ingreep wat een patiënt moet ondergaan.”
De uitdaging vanuit Zorgkenners
De uitdaging was om de verschillende elementen uit het dossier, de aangevraagde operatie en de ingevulde vragenlijst te combineren tot één algoritme. Onze adviseur Jeroen van der Aa licht toe: “Het algoritme is zo ingericht dat dit makkelijk door het ziekenhuis zelf op verschillende plaatsen in HiX kan worden ingezet. Na een aantal testsessies zijn nog kleine verbeteringen aangebracht en is de functionaliteit gedocumenteerd en overgedragen aan beheer. Een heel mooi voorbeeld van het optimaal benutten van aanwezige data in procesverbeteringen!”
Screening vooraf
Na het invullen van de digitale vragenlijst ontvangt de patiënt een belafspraak of een oproep voor een fysiek consult: “Beide screenings vinden plaats door onze POS-medewerkers
die een anesthesiologisch behandelplan bespreken met de patiënt en vervolgens met de anesthesioloog. Daarna wordt alles definitief vastgelegd in HIX.” De patiënt wordt ook daadwerkelijk nog gezien door de anesthesioloog. Antoine ziet – zowel voor de patiënt als voor de specialist – voordelen: “Op de eerste plaats is het ontlastend voor de patiënt die één keer minder naar het ziekenhuis hoeft in geval van een telefonisch consult Bij een fysieke patiënt kun je consult-technisch gezien nog meer focus leggen op de patiënt, dit betreft natuurlijk de patiënten met een uitgebreidere voorgeschiedenis of grote operatie.” Voor het ziekenhuis zelf signaleert hij dus ook – ‘weliswaar kleine’ – maar wel wezenlijke verbeteringen: “Kijk, de werkwijze verandert niet, maar het is wel zo dat er minder wachtruimte nodig is en een vooraf ingevulde vragenlijst per screening een tijdwinst van 10 tot 15 minuten kan opleveren. En dat is veel, vanuit het perspectief van de zorg bekeken.”
Prettige samenwerking
De belangen zijn anders bij ziekenhuizen in het algemeen en ziekenhuizen los van elkaar. Antoine: “Als je net iets anders werkt dan heb je al gauw maatwerk nodig.
Zorgkenners kenden we al van de eerdere begeleiding bij de implementatie van ChipSoft, zij snappen hoe belangrijk en verschillend die belangen kunnen zijn en welke rol systemen daarin kunnen spelen. Het meedenken in het proces, de vertaling naar mogelijkheden, de brede kennis van het onderwerp. In die zin was de samenwerking op zichzelf voorspelbaar. Daar zijn we gewoon heel tevreden over.”
Jeroen kijkt ook positief terug op project: “Het was mooi om samen in dit project met de betrokkenen uit het JBZ op te trekken. Vanuit hun medische kennis hebben de anesthesiologen aangegeven op welke onderdelen een patiënt beoordeeld dient te worden. In verschillende sessies hebben we deze functionele onderdelen weten te vertalen naar data-elementen in HiX. Door samen te werken in een mooi team van anesthesiologen, unithoofd, POS-coördinator, POS-medewerkers en planners hebben we de definitieve beslisboom kunnen bepalen.”
De volgende stap
Waar het team nu – mede door het automatiseren van de triage – ook aan wil werken is het proces van begeleiding naar de operatiedatum via een app: “Feit is nog steeds dat bij ongeveer 800 van de 25.000 operaties per jaar de patiënt niet goed genoeg op de hoogte was. We hebben ze zes maanden voor de operatie een brief meegegeven waarin bijvoorbeeld staat dat ze nuchter naar de operatie moeten komen en dat toch niet doen. Bijvoorbeeld omdat ze de brief niet hebben gelezen of per ongeluk hebben weggegooid.” Daar ligt volgens Antoine een heel mooie kans voor de zorg: “Met deze app kunnen we de patiënt met specifieke informatie voor zijn/haar operatie of behandeling voorzien en persoonlijk stap voor stap begeleiden naar de operatie. Samen met Zorgkenners denken we nu na hoe we dat proces op een slimme manier kunnen inrichten.”